Team für das Papiermanagement Flyer, Kataloge, Broschüren und Briefpapier – in fast jedem Unternehmen wird eine große Menge an Papier verbraucht. Zu einer Agenda für nachhaltiges Handeln gehört das Thema Papiermanagement daher unbedingt dazu. Bei Gira kümmert sich ein eigenes Team darum, den Papierverbrauch zu minimieren. Im Blick haben sie dabei sowohl sämtliches Informationsmaterial und sonstige gedruckte Werbemittel wie auch Briefpapier und die vielen Blatt Papier, die die Drucker, Kopierer und Faxgeräte in den Gira Büros im Jahr ausspucken. 48,5 Millionen Blätter sind es jährlich, die für die verschiedenen Gira Broschüren und den Gira Katalog zusammenkommen. 6,4 Millionen Blatt Papier fallen jährlich beim internen Verbrauch an. Damit lag auf der Hand, wo Gira anzusetzen hatte: Durch Umstellung der Katalog- und Broschürenproduktion auf nachhaltig hergestelltes Papier und durch Schaffung eines Bewusstseins für die Notwendigkeit, den eigenen Papierverbrauch zu reduzieren, ließ sich die Umwelt erheblich entlasten.

Umstellung auf Recycling-Papier Gesagt, getan – inzwischen hat Gira hier bereits einiges erreicht. Anstatt wie bislang für den Druck von Gira Broschüren verschiedene Papiersorten zu verwenden, verwendet das Unternehmen jetzt nahezu ausschließlich umweltfreundlich hergestelltes. Dies betrifft rund 6,5 Millionen Blatt Papier. Dazu hat das Gira Papiermanagement Team zunächst gemeinsam mit der für die Broschüren zuständigen Designagentur nach Alternativen gesucht. »In Zusammenarbeit mit den Designern haben wir uns verschiedene umweltfreundliche Papiere angeschaut. Denn nicht nur die ökologischen Kriterien, sondern auch die Qualität und das Druckbild sollen weiterhin stimmen«, erklärt Julia Jäger, zuständige Mitarbeiterin der Marketing-Abteilung. Nach einer ersten Vorauswahl und gezielten Probedrucken in kleinen Auflagen ist die Entscheidung für ein bestimmtes Papier gefallen. »Es gibt mittlerweile sehr hochwertige Recycling-Papiere. Da bemerkt man keinen Unterschied mehr zu den herkömmlichen Papieren«, sagt Julia Jäger zufrieden. Für den Gira Katalog ist auch bereits ein Recyclingpapier gefunden, das FSC / PEFC zertifiziert ist und aus 100 Prozent Altpapier besteht.

Papierverbrauch reduzieren Begleitend dazu hat Gira auch die Senkung des Papierverbrauchs im Blick. »Das aktuelle Bestellverhalten einzelner Kundengruppen zeigt, dass Werbemittel in Papierform nicht mehr zwingend nötig sind. Denn auch digitale Alternativen werden sehr gut genutzt«, sagt Julian Bruns, Mitarbeiter im Vertriebsmarketing und u. a. zuständig für Mailings an Kunden. »Auch in dieser Hinsicht verfolgen wir verschiedene Optimierungsansätze.« Ein gutes Beispiel dafür ist der Gira Katalog. Die Stückzahl der gedruckten Exemplare konnte zugunsten des Gira Online Katalog und der PDF-Version deutlich reduziert werden. Denn immer mehr Kunden, vor allem Architekten und Großhändler, bevorzugen mittlerweile den Online Katalog oder die PDF-Version. Daher hat Gira die Möglichkeit geschaffen, dass Kunden vor dem Versand mitteilen können, ob sie weiterhin das Printmedium erhalten möchten. Die Zustellung erfolgt nur, wenn die Print-Version auch wirklich gewünscht ist. Die Rückmeldungen der Kunden helfen zudem dabei, die Adressdatei aktuell zu halten. Die Zahl der
Rückläufe kann dadurch deutlich verringert werden. Der Erfolg der Optimierungen ist enorm: Die gedruckte Auflage des Katalogs sank von 2013 bis 2015 um 15.000 Exemplare. Allein dadurch hat Gira den Papierverbrauch um gut sechs Millionen Blatt verringert. Zudem wurde den in der Katalogproduktion 2015 entstehenden CO²-Emissionen durch die Unterstützung eines Klimaschutzprojektes in der Region [Bergwaldprojekt Werdohl, Klimaschutz-Kombizertifikat mit Gold Standard] entgegengewirkt.

Interne Papiere austauschen und einsparen Auch das Papier, das im Geschäftsbetrieb verbraucht wird, bildete einen bedeutenden Posten, um durch Einsparung und Umstellung auf ökologisch unbedenkliche Papiersorten die Umweltleistung von Gira zu verbessern. Am Anfang stand eine interne Bestandsaufnahme. Diese zeigte, dass Gira bereits Papier verwendete, das zwei wichtige Umweltzertifikate besitzt »Wir wollen einen noch höheren Recycling-Anteil erreichen und prüfen daher Alternativen«, erklärt Julian Bruns. »Zudem setzen wir uns mit dem Umfeld wie Visitenkarten, Umschläge und Etiketten auseinander und haben dabei erfolgreich nach passenden neuen Papiersorten gesucht«, ergänzt er. Zur Nachhaltigkeit gehört auch ganz wesentlich, den Papierverbrauch selbst in den Blick nehmen und so weit wie möglich zu reduzieren. Um bei den Mitarbeitern das Bewusstsein für die Notwendigkeit zu schärfen, den eigenen Papierverbrauch zu optimieren, gab es im November 2013 in Form eines Wettbewerbs zwischen den Abteilungen den ersten Aktionsmonat »Papiersparen« – mit einigen tollen Einspar-Erfolgen Weitere gezielte Projekte zum Papiersparen sollen folgen, um dauerhaft ein Bewusstsein der Mitarbeiter für den verantwortungsvollen Umgang mit Papier zu schaffen.