Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter Digitalisierung und Vernetzung machen auch vor den Arbeitsplätzen nicht halt. Um die Vorteile dieser neuen Technologien für Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement zu nutzen, führt Gira seit 2017 schrittweise die Kollaborationsplattform „Gira Connect“ ein. Welche Bestandteile sie unter anderem umfasst und wie sie den digitalen Arbeitsplatz wird, erzählen die beiden Projektleiter Maria Witsch (Organisation und Prozesse) und Michael Hachenberg (IT).

Welche Ziele verfolgt „Gira Connect“?
Maria Witsch: Der Name ist durchaus Programm: „Gira Connect“ soll die Menschen bei Gira besser miteinander verbinden. Dadurch wollen wir zum einen die Kommunikation und die Zusammenarbeit untereinander fördern; zum zweiten wollen wir das Auffinden von Informationen und den Wissenstransfer erleichtern. Gelingt dies, werden wir in Zukunft schneller und einfacher zu Lösungen und Entscheidungen kommen. Dabei wird es für die Akzeptanz in der Belegschaft darauf ankommen, dass „Gira Connect“ tatsächlich das Arbeiten einfacher und sicherer macht – zum Beispiel beim Umgang mit Dokumenten oder bei der Verarbeitung von Suchanfragen
durch automatisierte Informations- und Arbeitsabläufe. Deswegen nimmt „Gira Connect“ den individuellen Informations- und Kommunikationsbedarf in den Fokus, um möglichst passgenaue Lösungen für jeden einzelnen Mitarbeiter anzubieten.

Wie sind Sie dabei vorgegangen?
Michael Hachenberg: Wir haben Mitarbeiter aus 22 Fachbereichen intensiv befragt, um die Bedürfnisse der künftigen Anwender zu ermitteln. Dass „Gira Connect“ eine neue Intranetplattform mit zusätzlichen Funktionalitäten, digitale Arbeitsräume für Teams und eine leistungsstarke interne Suchmaschine anbieten muss, war hier drei zentrale Erkenntnisse. Zentrales Anliegen unseres Projektteams war
es darüber hinaus, mit „Gira Connect“ ein durchgängiges Konzept für die Lösung der unterschiedlichen Herausforderungen zu entwickeln und dabei gleichzeitig eine gute Verzahnung der einzelnen Lösungen sicherzustellen.

Wie sieht das Ergebnis aus?
Maria Witsch: „Gira Connect“ kann man sich im Prinzip wie ein großes Haus mit verschiedenen Zimmern vorstellen. In jedem Zimmer ist ein Anwendungssystem zu Hause, etwa das Dokumentenmanagement, die Workflow-Steuerung oder das Intranet. Über den „Hausflur“, also Querschnittsfunktionen, sind die einzelnen Systeme miteinander verbunden. Zudem hat man Zugang zu allen Systemen durch die – um im Bild zu bleiben – Haustür. Man braucht also für alle Anwendungen nur noch einen Schlüssel. „Gira Connect“ ist also für alle bei Gira der zentrale digitale Einstiegspunkt. Dabei hat jeder in diesem Haus seinen persönlichen Bereich, in dem er sich ganz ähnlich wie auf dem eigenen Schreibtisch selbst organisiert. Funktionen wie Chats und Desktopsharing oder die Möglichkeit zur Einbindung externer Nutzer erleichtern die Kommunikation.

Wie geht es weiter?
Michael Hachenberg: Da „Gira Connect“ viele Anwendungssysteme unter einem Dach vereint, sind die Errichtung und der Bezug unseres „digitalen Hauses“ ein ziemlich großes Projekt. Wir werden daher schrittweise vorgehen und uns bei der Umsetzung nach den Bedürfnissen der unterschiedlichen Nutzergruppen richten. Den Anfang macht im Sommer 2017 die unternehmensweite Einführung eines neuen E-Mail-und Chat-Systems. Bis dahin ist auch entschieden, ab wann welche Workflows verfügbar sind und welche Team- bzw. Abteilungsseiten live gehen. Wichtig ist, dass unsere Kollegen genug Zeit haben, sich – eng begleitet durch das Projektteam – an die neuen Technologien zu gewöhnen und deren Mehrwerte für sich zu entdecken.